E-faktura to wygodne rozwiązanie dla przedsiębiorców, pozwalające zaoszczędzić czas i koszty. Jak poprawnie wystawić fakturę elektroniczną? O czym należy pamiętać przy wysyłaniu dokumentu do kontrahentów?
Co powinna zawierać e-faktura?
E-faktura to cyfrowa wersja faktury. Zgodnie z obowiązującą Ustawą o VAT, dokument musi zawierać wszystkie dane, wymagane na fakturze w wersji papierowej, czyli:
- pełne dane sprzedawcy i nabywcy (wraz z numerem NIP),
- numer faktury,
- datę sprzedaży i datę wystawienia dokumentu,
- rodzaj sprzedawanego produktu lub usługi,
- ceny jednostkowe netto,
- kwoty podatku,
- wysokość przyznanych rabatów,
- łączną kwotę sprzedaży netto,
- łączną kwotę płatności.
Istotny jest wybór odpowiedniego typu faktur, dostępnych w wykorzystywanym przez firmę programie do fakturowania. Na dokumencie powinny także znaleźć się informacje, istotne z punktu księgowości (np. dane o rozliczaniu metodą kasową lub informacje o odwrotnym obciążeniu). W przypadku e-faktur dla zagranicznego kontrahenta, konieczne jest wystawienie dokumentu w dwóch językach (najczęściej polskim i angielskim).
Obowiązki, związane z wystawianiem e-faktur
Forma przesyłanego pliku jest dowolna. Możemy zatem wysyłać dokument w formacie doc, docx, pdf lub innym, generowanym przez firmowe oprogramowanie. Ważne, by tworzyć dokumenty w powszechnie dostępnym formacie, łatwym do odczytania przez kontrahenta. Na wystawcy faktury spoczywa obowiązek zapewnienia integralności, autentyczności i czytelności dokumentu. Nabywca towaru lub usługi musi mieć pewność, że faktura pochodzi od sprzedawcy. Dokument powinien być przejrzysty i nie pozostawiać wątpliwości odnośnie zawartości. Co ważne, format e-faktury powinien być zabezpieczony przez możliwością wprowadzania zmian.
Przed wysłaniem e-faktury, nabywca powinien z zasady uzyskać od kontrahenta zgodę na otrzymywanie faktur drogę elektroniczną. W przypadku wysyłki e-faktury korygującej konieczne jest też potwierdzenie odbioru dokumentu.
Jak wystawić e-fakturę?
Faktury w formie cyfrowej wystawiamy za pomocą darmowych lub płatnych programów do fakturowania. Obsługa programów jest zazwyczaj intuicyjna i polega na wprowadzaniu danych do gotowych szablonów. Przed wyborem oprogramowania należy upewnić się odnośnie zapotrzebowania firmy na określony szablon dokumentów. Jest to dość istotna kwestia, od której zależy m.in. cena oprogramowania. Darmowe programy do wystawiania faktur zawierają zazwyczaj tylko podstawowe wzory dokumentów, niewystarczające dla firm wystawiających np. e-faktury zaliczkowe lub e-faktury dla zagranicznych nabywców. Warto też upewnić się, czy zakupiony program oferuje dodatkowe możliwości np. automatyczną wysyłkę faktur na pocztę kontrahenta lub integrację systemu z platformami sprzedażowymi.
Przechowywanie e-faktur
Na każdym przedsiębiorcy spoczywa obowiązek przechowywania i archiwizacji dokumentacji księgowej (przez min. 5 lat). Zasada ta dotyczy zarówno dokumentacji w formie papierowej, jak i cyfrowej. Ważne, by w razie potrzeby (kontrole, korekty, zwroty i reklamacje) mieć szybki dostęp do zarchiwizowanych e-faktur i móc szybko wyszukiwać najważniejsze dane.