Każda firma zarabia, wystawia faktury, wypłaca pensje pracownikom itd., a ponadto musi płacić jeszcze podatki. W gąszczu tego typu obowiązków nie jest łatwo się połapać, a prowadzenie księgowości jest trudne. Zawsze możemy zatrudnić księgową, a by ułatwić jej pracę, musimy kupić odpowiedni program księgowy, który usprawni pracę.
Zanim kupimy program księgowy. Kto może prowadzić księgowość?
Zakładając działalność gospodarczą należy wskazać podmiot, który będzie zajmował się prowadzeniem księgowości firmy. W dużych firmach zazwyczaj zatrudnia się księgową lub księgowego – zadaniem tej osoby jest prowadzenie spraw finansowych firmy. Można także skorzystać z usług zewnętrznej firmy, co również jest kosztowne, a ponadto wymaga dowożenia dokumentów do miejsca jej siedziby. Można również samodzielnie prowadzić księgowość, co jest dobrym rozwiązaniem, gdy firma jest mała. Samodzielne prowadzenie księgowości jest o wiele tańsze i dlatego też może okazać się kuszące dla wielu przedsiębiorców. Co bardzo ważne, małe firmy mogą stosować uproszczone procedury. W takim wypadku we wspomnianym formularzu trzeba wpisać dane swojej firmy, a jeszcze lepiej zostawić to pole puste. Oczywiście musimy pamiętać, że konieczny będzie zakup programu księgowego. Jeśli chcemy sami prowadzić księgowość, musimy zapoznać się z księgą przychodów i rozchodów (KPiR), gdyż to na jej podstawie wyliczane są zaliczki na podatek dochodowy. W księdze ujmuje się przychody uzyskane ze sprzedaży oraz pozostałe przychody, które nie są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, czyli zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz pozostałe koszty związane z prowadzeniem działalności.
Jaki program księgowy wybrać?
Dobry program księgowy umożliwi wywiązywanie się z obowiązków związanych z prowadzeniem księgowości. Oferowane oprogramowanie zazwyczaj jest ciągle aktualizowanie, by jego ustawienia były zgodne z wymaganiami polskiego systemu podatkowego. Wybierzmy intuicyjny i łatwy w obsłudze program, który umożliwi kontrolowanie wszystkiego, co dzieje się w firmie. Możemy skorzystać z darowej lub płatnej wersji programu. Lepsza jest ta druga opcja, gdyż bezpłatne oprogramowanie może mieć zbyt mało funkcji, by prawidłowo prowadzić dokumentację. Zanim dokonamy zakupu, wybierzmy kilka programów i przetestujmy je za darmo, co pozwoli popracować na oprogramowaniu, przekonując się, który program księgowy jest dla nas najlepszy. Twórcy i właściciele takich programów oferują takie możliwości, a ponadto zawsze są chętni do pomocy, gdy program się zawiesi czy przestanie działać prawidłowo.
Prowadzenie księgowości może wydawać się dość skomplikowane. Wystarczy jednak dużo czasu na naukę, samodyscyplina i dobry program księgowy, by właściwie zadbać o rozliczenia finansowe firmy.