Dokumentacja biurowa to każde pismo i notatka związana z wykonywaniem obowiązków służbowych. Najczęściej należą do nich: umowy, faktury, dokumenty dotyczące pracowników (akta pracownicze). Dobra organizacja sposobu przechowywania dokumentów to podstawa. Ułatwia pracę, oszczędza czas i gwarantuje, że zawsze wszystko jest na miejscu. Spinacze biurowe – przeczytaj o nich więcej.
W czym przechowywać dokumenty biurowe?
Do przechowywania dokumentów w biurze służą: teczki, segregatory, pudła archiwizacyjne, szufladki (kuwety) plastikowe lub metalowe i sortery na biurko. Na wyposażeniu każdego biura powinny być także spinacze, zszywacz i koszulki biurowe.
Wszystkie dokumenty zawierające dane firmowe, dane kontrahentów lub objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, powinny być przechowywane w zamkniętych szafach. Dodatkowo należy także prowadzić rejestr wszystkich dokumentów, co ułatwi ich wyszukiwanie w razie potrzeby.
W biurze powinna być również niszczarka do dokumentów. Dokumentów biurowych nie wolno wyrzucać z innymi papierowymi odpadami ani oddawać na makulaturę z uwagi na ich zawartość.
Jak segregować dokumenty biurowe? – spinacze biurowe
Przy segregowaniu dokumentacji biurowej trzeba przyjąć jedno ogólne kryterium dla wszystkich dokumentów. Dokumenty można podzielić przez wzgląd na zawartość, a więc na dotyczące:
– finansów (faktury i rachunki, dokumenty płacowe),
– pracowników (akta osobowe, CV, zaświadczenia ze szkoleń, uprawnienia do wykonywania zawodu, świadectwa pracy, ewidencję urlopów i zwolnień lekarskich),
– umów długoterminowych, np. leasingowych, ubezpieczeniowych
ZUS i US,
– wewnętrznych regulaminów (regulamin organizacyjny, przepisy BHP, spis środków trwałych).
Przedstawiony podział ma charakter umowny. Wiele dokumentów zależy od tego, jakiego rodzaju działalność prowadzi przedsiębiorstwo. W firmie transportowej dodatkowo trzeba będzie prowadzić szczegółową ewidencję pojazdów i rozliczenie czasu pracy. W kilkuosobowym biurze rachunkowym największą ilość stanowić będą faktury klientów, więc trzeba będzie je dodatkowo podzielić (alfabetycznie, przez wzgląd na rodzaj prowadzonej działalności).
Najważniejsze, by spisać zasady organizacji dokumentów i dobrze opisać segregatory, czy pudła z dokumentami. To ułatwi życie zarówno pracownikom na bieżąco pracującym w biurze, jak i nowozatrudnionym, którzy łatwo zorientują się w firmowych papierach.
Zasada czystego biurka i czystego ekranu
Powinna być najważniejsza w każdym biurze. Polega na tym, że na biurku, do którego mają dostęp inne osoby, nie mogą znajdować się żadne dokumenty firmowe, do których takie osoby nie powinny mieć dostępu. Zwłaszcza pracownicy, którzy zajmują się przetwarzaniem danych osobowych powinni być wyczuleni i każdorazowo zamykać biuro lub chować do zamkniętej szuflady wszystkie dokumenty, na których pracują.
Podobnie rzecz ma się z komputerem. Nie wolno udostępniać swojego komputera osobom postronnym, które mogłyby w ten sposób pozyskać firmowe dane.
Archiwizacja dokumentacji firmowej
Archiwizacja danych musi być prosta. W firmie powinien obowiązywać jednolity opis i numeracja dokumentów (zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych). Dokumenty muszą być na bieżąco segregowane do odpowiednich teczek, segregatorów, czy pudeł w sposób alfabetyczny, chronologiczny lub według innego przyjętego systemu.